Wij registreren niet meer dan nodig is en ook niet langer dan nodig is. Gegevens slaan wij op in een beveiligde omgeving en bewaren we zorgvuldig en alleen zolang wet- en regelgeving ons daartoe verplicht. DrieGasthuizenGroep is zorgzaam en gastvrij sinds 1246 en tot op de dag van vandaag een begrip in de Arnhemse samenleving.

Op deze pagina leggen wij uit hoe DrieGasthuizenGroep in de praktijk omgaat met het vastleggen van (bijzondere) persoonsgegevens en waar de informatie voor wordt gebruikt.

Mevr. C.M.W. Reesing-Som
Raad van Bestuur
Stichting DrieGasthuizenGroep
Postbus 2023
6802 CA Arnhem
026 – 354 94 15
KVK-nummer: 09221030
www.driegasthuizengroep.nl

Waarom verzamelen wij gegevens?

Om ons werk als zorgorganisatie goed te kunnen uitvoeren verzamelt DrieGasthuizenGroep, binnen de wettelijke kaders, informatie. Dat doen wij om de juiste zorg te kunnen verlenen, om overeenkomsten met mensen op te kunnen stellen, te communiceren met hun, declaraties en salarissen te kunnen betalen, te factureren, enzovoort. Het verzamelen van persoonlijke- en contactgegevens dient altijd een specifiek doel.

Welke gegevens verzamelen wij?

• Cliënten: naam, adres, woonplaats (NAW-gegevens), e-mailadres, telefoonnummer, verzekeringsgegevens (indien van toepassing), het burgerservicenummer (BSN) en medische gegevens. Deze informatie is nodig voor het verlenen van zorg;
• Wettelijke vertegenwoordigers van cliënten: naam, NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig om met de wettelijke vertegenwoordiger over de verleende zorg aan de betreffende cliënt te communiceren;
• Mantelzorgers: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig voor de communicatie;
• Medewerkers: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres, burgerservicenummer (BSN), VOG1 en indien van toepassing een BIG registratie (vanaf niveau 4 en hoger). Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst, het uitbetalen van salaris, het uitvoeren van je functie en voor communicatie in het algemeen met medewerkers;
• Vrijwilligers: NAW-gegevens, telefoonnummer, VOG* en e-mailadres. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst en voor het uitbetalen van declaraties;
• Huurders: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig voor het vastleggen van de overeenkomst en versturen van facturen;
• Aspirant cliënten: bij verzoek om informatie registreren wij NAW gegevens en telefoonnummer om de informatie te verstrekken;
• Samenwerkingspartners: NAW-gegevens, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer. Deze informatie is nodig voor de bereikbaarheid en het uitbetalen van nota’s of leveren van diensten op basis van een overeenkomst of contract;
• Sollicitanten: NAW-gegevens, telefoonnummer en e-mailadres. Deze informatie is nodig om contact op te nemen met sollicitanten.

* Een VOG is een verklaring waaruit blijkt dat uw (justitiële) verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke taak of functie

Hoe registreren wij gegevens?

DrieGasthuizenGroep registreert gegevens van personen, die op de een of andere manier een relatie met onze organisatie hebben, in een beveiligde omgeving, online of lokaal:

• Gegevens van sollicitanten worden geregistreerd in een beveiligd lokaal en online HRM systeem;
• Gegevens van cliënten en mantelzorgers worden geregistreerd in een beveiligde online cliëntenadministratie. Als een cliënt bij DrieGasthuizenGroep komt wonen dan
  registreren wij persoonlijke gegevens aan de hand van een paspoort of ID controle. Daarbij gaat het om naam, adres en woonplaats (NAW gegevens), Burgerservicenummer (BSN), bankrekeningnummer, geboortedatum en medische gegevens. Deze persoonlijke gegevens worden gebruikt in het dossier en om de juiste zorg te kunnen leveren;
• Gegevens van wettelijke vertegenwoordigers worden geregistreerd in een beveiligde online cliëntenadministratie;
• Gegevens van medewerkers en vrijwilligers worden geregistreerd in een beveiligd lokaal en online HRM-systeem;
• Gegevens van huurders worden geregistreerd in een beveiligde online huurdersadministratie;
• Gegevens van aspirant cliënten worden geregistreerd in een beveiligde lokale database;
• Gegevens van samenwerkingspartners worden geregistreerd in een beveiligde omgeving op de lokale database.

Hoe lang bewaren wij gegevens?

Om een goede administratie bij te kunnen houden, bewaart DrieGasthuizenGroep bepaalde persoonsgegevens enige tijd maar nooit langer dan noodzakelijk is. Zo bewaren wij cliëntendossiers nog 20 jaar nadat zorg gestopt is. Voor kinderen geldt, dat de dossiers tot 20 jaar na hun 18e levensjaar worden bewaard. En voor gegevens van medewerkers geldt voor sommige gegevens, op grond van de belastingwetgeving, een bewaartermijn van zeven jaar na uitdiensttreding. Voor overige gegevens van medewerkers hanteert DrieGasthuizenGroep de richtlijn van twee jaar na uitdiensttreding. Voor sollicitatiebrieven geldt een bewaartermijn van een half jaar, afhankelijk van de afspraak die gemaakt is met de sollicitanten.

Wij registreren niet meer dan nodig is en ook niet langer dan nodig is. Gegevens slaan wij op in een beveiligde omgeving en bewaren we zorgvuldig en alleen zolang wet- en regelgeving ons daartoe verplicht. DrieGasthuizenGroep is zorgzaam en gastvrij sinds 1246 en tot op de dag van vandaag een begrip in de Arnhemse samenleving.

Wie is er verantwoordelijk voor uw gegevens?

Uiteindelijk de Raad van Bestuur van DrieGasthuizenGroep. Daarnaast zijn ook andere medewerkers, vrijwilligers, extern personeel formeel én moreel verantwoordelijk voor de informatieveiligheid binnen DrieGasthuizenGroep. De organisatie heeft taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden met betrekking tot informatiebeveiliging vastgesteld en toegewezen aan specifiek verantwoordelijke medewerkers binnen de organisatie en aan een zogeheten functionaris voor de gegevensbescherming (FG). De FG bewaakt de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens en overige informatie in en namens DrieGasthuizenGroep.

Hoe worden gegevens gedeeld binnen DrieGasthuizenGroep?

DrieGasthuizenGroep besteedt voortdurend aandacht aan maatregelen die de privacy verder verbeteren in de systemen die wij gebruiken. Wij verzamelen alléén die persoonsgegevens die noodzakelijk zijn om ons werk goed te kunnen doen. De verzamelde gegevens zijn alleen inzichtelijk voor diegene die vanuit hun functie of rol de betreffende gegevens nodig hebben.

Welke rechten heeft u op grond van de AVG?

Op grond van de AVG hebben mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen als hun persoonsgegevens worden verwerkt. De bestaande privacyrechten worden uitgebreid. In opsomming heeft een cliënt de volgende rechten:

• het recht op vergetelheid (recht om vergeten te worden);
• het recht op beperking van de verwerking (minder gegevens laten verwerken);
• het recht op geautomatiseerde besluitvorming en profilering (recht op een menselijke blik bij besluiten);
• het recht om de gegeven toestemming voor een bepaalde verwerking in te trekken;
• het recht om een klacht te kunnen indienen bij de relevante privacy toezichthouder;
• het recht op informatie over wie er inzage heeft (gehad) in zijn of haar gegevens.
• het recht op dataportabiliteit (daarmee worden alle geregistreerde persoonsgegevens omgezet in een digitaal format zodat zij ingelezen kunnen worden in een ander systeem.)

Hoe kunt u uw gegevens inzien?

U kunt, zoals in de AVG beschreven, een verzoek tot inzage van uw gegevens bij ons indienen. Dat verzoek dient schriftelijk of via een e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep.

Hoe kunt u bezwaar maken tot het verzamelen van uw gegevens?

Op grond van de AVG kan bezwaar worden gemaakt tegen het verzamelen van persoonlijke gegevens. Daarnaast kan, indien van toepassing, de toestemming tot verwerking van persoonlijke gegevens worden ingetrokken. Het bezwaar dient schriftelijk of via een e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep. Binnen 1 maand kunt u een reactie verwachten van de FG en wordt u geïnformeerd als er meer tijd nodig mocht zijn.

Hoe kunt u uw gegevens corrigeren?

Op grond van de AVG heeft u het recht om onjuiste persoonsgegevens te laten wijzigen, aan te vullen of te verwijderen. Dit wordt het ‘recht op rectificatie en aanvulling’ genoemd. Dit verzoek dient schriftelijk of via een e-mail te worden ingediend bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep.

Worden persoonsgegevens bij een internationale organisatie opgeslagen?

Nee. Gegevens worden niet buiten de EU of bij internationale organisaties opgeslagen.

Melden datalekken

Als organisatie zijn we ervoor verantwoordelijk dat een datalek aan de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gemeld wordt wanneer dit leidt tot ernstige nadelige gevolgen voor de bescherming van persoonsgegevens of als een aanzienlijke kans bestaat dat dit gebeurt. Het is van belang dat bij een datalek snel wordt gereageerd. Indien er sprake is van een datalek, moet de organisatie dit binnen 72 uur melden aan de AP. Het meldpunt datalekken van DrieGasthuizenGroep is bereikbaar via het e-mailadres: meldpuntdatalek@driegasthuizengroep.nl

Voor meer informatie en vragen over de AVG kunt u terecht bij de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van DrieGasthuizenGroep:
Mevr. Claudia Benning
Functionaris voor de gegevensbescherming
Privacy@driegasthuizengroep.nl
Stichting DrieGasthuizenGroep
Postbus 2023
6802 CA ARNHEM
026 – 354 94 15
Naast het privacy statement is er ook een cookiestatement bijgevoegd.

Cookie statement

Dit Cookiestatement (onderdeel van het privacy statement) werd voor het laatst geüpdatet op 6 april 2022 en is van toepassing op burgers en wettelijke permanente inwoners van de Europese Economische Ruimte.

1. Introductie
Op onze website, DrieGasthuizenGroep (hierna: “de website”) wordt gebruikgemaakt van cookies en andere aanverwante technieken. (Hierna geldt dat alle technieken voor het gemak “cookies” worden genoemd). Ook via derden die door ons zijn ingeschakeld, worden cookies geplaatst. In het onderstaande document informeren wij u over het gebruik van cookies op onze website.

2. Wat zijn cookies?
Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer of ander apparaat wordt opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers of die van de betreffende derde partijen teruggestuurd worden.

3. Wat zijn scripts?
Een script is een stukje programmacode dat wordt gebruikt om onze site goed te laten functioneren en interactief te maken. Deze code wordt uitgevoerd op onze server, of op uw apparatuur.

4. Wat is een web beacon?
Een web beacon (ook pixeltag) is een klein, onzichtbaar stukje tekst of afbeelding op een website dat gebruikt wordt om verkeer op een website in kaart te brengen. Om dit te doen worden er met behulp van web beacons verschillende gegevens van u opgeslagen.

5. Cookies
5.1 Technische of functionele cookies
Sommige cookies zorgen ervoor dat bepaalde onderdelen van de site goed werken en dat uw gebruikersvoorkeuren bekend blijven. Door het plaatsen van functionele cookies zorgen wij ervoor dat u onze site makkelijker kunt bezoeken. Op deze manier hoeft u bijvoorbeeld niet steeds opnieuw dezelfde informatie in te voeren bij een bezoek aan onze site. Deze cookies mogen wij plaatsen zonder dat u hier toestemming voor geeft.
5.2 Statistieken cookies
Wij gebruiken statistieken cookies om de beleving voor onze gebruikers te optimaliseren. Wij krijgen door middel van statistieken cookies inzicht in het gebruik van onze website. Wij vragen uw toestemming om statistieken cookies te plaatsen.
5.3 Marketing/Tracking cookies
Marketing/Tracking cookies zijn cookies of enige andere vorm van local storage, die worden gebruikt om gebruikersprofielen te maken met het doel om advertenties te tonen of om de gebruiker te volgen op deze of verschillende websites voor soortgelijke marketingdoeleinden.
5.4 Social media knoppen
Op onze site zijn buttons opgenomen van Facebook en Instagram om webpagina’s te kunnen promoten (o.a. “liken”, “pinnen”) of delen (o.a. “tweeten”) op sociale netwerken zoals Facebook en Instagram. Deze knoppen werken door middel van stukjes code die van Facebook en Instagram zelf afkomstig zijn. Door middel van deze code worden cookies geplaatst. De social media knoppen kunnen ook bepaalde gegevens opslaan en verwerken, zodat er aan u gepersonaliseerde advertenties getoond kunnen worden. Lees de privacyverklaring van deze partijen door (welke regelmatig kunnen wijzigen) om te weten wat zij met je (persoons)gegevens doen die zij via deze cookies verwerken. De informatie die zij verzamelen, wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Facebook en Instagram zijn gevestigd in de Verenigde Staten.

6. Geplaatste cookies
Google Analytics
Statistieken (anoniem), Functioneel. Voor meer informatie: https://policies.google.com/privacy
Cookie: ‘_ga’ – Bijhouden en verzamelen van paginaweergaven (verloopt na 2 jaar)
Cookie: ‘_gid’ – Bijhouden en verzamelen van paginaweergaven (verloopt na 1 dag)
Met Google Analytics meten we gebruikersstatistieken op onze website. Bijvoorbeeld het aantal bekeken pagina’s, gemiddelde sessieduur en zoekopdrachten op de website.
Google Fonts
Marketing/Tracking. Voor meer informatie: https://policies.google.com/privacy
Cookie: ‘Google Fonts API’ – Vraagt het IP adres van de gebruiker op (verloopt direct)
We gebruiken Google Fonts voor het vertonen van web-lettertypen.
Google Maps
Marketing/Tracking. Voor meer informatie: https://policies.google.com/privacy
Cookie: ‘Google Maps API’ – Vraagt het IP adres van de gebruiker op (verloopt direct)
We gebruiken Google Maps voor het vertonen van kaarten.
YouTube
Marketing/Tracking, Functioneel, Statistieken. Voor meer informatie: https://policies.google.com/privacy
Cookie: ‘GPS’ – Opslaan van locatiegegevens (huidige sessie)
Cookie: ‘VISITOR_INFO1_LIVE’ – Inschatten bandbreedte (verloopt na 6 maanden)
Cookie: ‘YSC’ – Opslaan van een unieke gebruikers ID (huidige sessie)
Cookie: ‘PREF’ – Volgen van bezoeken over verschillende websites (verloopt na 1 jaar)
We gebruiken YouTube voor het tonen van video’s.
Complianz
Functioneel. Deze data wordt niet gedeeld met derde partijen. Voor meer informatie: https://complianz.io/legal/privacy-statement/
Cookies: ‘complianz_policy_id’ / ‘cmplz_policy_id’ – Registreren van geaccepteerde
cookiebeleid ID (verlopen na 1 jaar)
Cookies: ‘complianz_consent_status’ / ‘cmplz_marketing’ / ‘cmplz_functional’ / ‘cmplz_statistics-anonymous’ / ‘cmplz_preferences’ / ‘cmplz_statistics’ / ‘cmplz_consent_status’ – Opslaan van cookie voorkeuren (verlopen na 1 jaar)
We gebruiken Complianz voor cookie toestemming registratie.
Wordfence
Functioneel. Meer informatie: https://www.wordfence.com/privacy-policy/
Cookie: ‘wfwaf-authcookie-* – Houdt bij of gebruiker is ingelogd (verloopt na 12 uur)
We gebruiken Wordfence voor website veiligheid.

7. Toestemming
Wanneer u onze website voor het eerst bezoekt, tonen wij een pop-up met uitleg over cookies. Zodra u klikt op ‘Voorkeuren opslaan’ geeft u ons toestemming om de categorieën cookies en plug-ins te gebruiken die u heeft geselecteerd in de pop-up en welke zijn omschreven in het Cookiestatement. U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen, u moet er dan wel rekening mee houden dat onze website dan mogelijk niet meer optimaal werkt.

8. Uw rechten met betrekking tot persoonsgegevens
U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• U hebt het recht om te weten waarom uw persoonsgegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoe lang deze worden bewaard.
• Recht op inzage: u kunt een verzoek indienen om inzage in de gegevens die we van u verwerken.
• Recht op rectificatie en aanvulling: u hebt het recht om uw persoonlijke gegevens aan te vullen, te corrigeren, te verwijderen of te blokkeren wanneer u maar wilt.
• Als u ons toestemming geeft om uw gegevens te verwerken, heeft u het recht om die toestemming in te trekken en uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen.
• Recht op dataportabiliteit: u hebt het recht om al uw persoonlijke gegevens op te vragen bij de Verwerkingsverantwoordelijke en deze in zijn geheel over te dragen aan een andere Verwerkingsverantwoordelijke.
• Recht op bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens. Wij komen hieraan tegemoet, tenzij er gegronde redenen voor verwerking zijn.

Om deze rechten uit te kunnen oefenen, kunt u contact met ons opnemen. Zie hiervoor de contactinformatie onderaan het privacy statement. Heeft u een klacht over hoe we met uw gegevens omgaan, dan horen wij dit graag van u, maar u heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder (de autoriteit persoonsgegevens).

9. Cookies in- / uitschakelen en verwijderen
Via uw internetbrowser kunt u cookies automatisch of handmatig verwijderen. U kunt ook aangeven dat bepaalde cookies niet geplaatst mogen worden. Een andere mogelijkheid is dat u uw internetbrowser zodanig instelt dat u een bericht ontvangt als er een cookie wordt geplaatst. Meer informatie over deze mogelijkheden kunt u vinden in de instructies van de Help-functie van uw browser. Let op: onze site werkt mogelijk niet optimaal als alle cookies zijn uitgeschakeld. Als u wel de cookies in uw browser verwijdert, worden ze na uw toestemming opnieuw geplaatst bij een nieuw bezoek aan onze sites.

10. Contactinformatie
Voor vragen en/of opmerkingen met betrekking tot ons Privacy statement en cookie statement en deze verklaring kunt u contact met ons opnemen via de volgende contactinformatie:
Mevr. Claudia Benning
Functionaris voor de gegevensbescherming
Privacy@driegasthuizengroep.nl
Stichting DrieGasthuizenGroep
Postbus 2023
6802 CA ARNHEM
026 – 354 94 15
Privacy@driegasthuizengroep.nl